株式会社萩原様は、冠婚葬祭用品の卸売・販売を行う傍ら、企画・開発・製造も行っている企業です。1887年に栃木県で葬具卸商を開業して以来、130年「白木の萩原」として活躍してきた萩原様では、仏具に限らず神具からキリスト用品まで冠婚葬祭に関わる商品のほとんどを網羅。東京本社を中心に、札幌・仙台・大阪・福岡に営業拠点を構え全国でサービスを展開する中、拠点をまたいだコミュニケーションの活性化を狙ってGRATICAを導入いただいております。

社内コミュニケーション改善を目指して紙の「ありがとうカード」からスタート

札幌・仙台・東京・大阪・福岡と全国に営業拠点を展開している他、都内にも本社以外に浅草ショールームを設けています。普段の業務では本社と各拠点の担当者のやり取りはあるのですが、営業拠点同士でコミュニケーションをする機会は多くはありません。そのため、普段関わる機会が少ない人と何かするとなると、少しギクシャクしてしまうなどの課題を感じていたため、改善手段を探っていました。

その中で始めたのが「ありがとうカード」です。まずは紙のカードで試してみようということになりました。最初は部署や参加人数・期間を区切って実施。効果測定を行いながら利用する中で「ありがとう」と言われることに対して前向きな意見が多く見られ、明るい受け答えが増えてモチベーション向上がみられました。
一定の効果を感じられたので、ありがとうカードを送り合う取り組みを続けようと考えました。

紙の「ありがとうカード」

拠点間のやり取りのしやすさを重視してGRATICAへ

紙のカードは集計等の手間はかかるものの、同一拠点の中ではある程度うまく利用できていました。しかし、拠点間コミュニケーションとなると限界があると感じました。たとえば、拠点ごとにカードの管理者を設定しなければならず、カード自体も定期的に本社へ送ってもらわなければなりません。これでは当初目的だった拠点間コミュニケーションの改善にも活かしづらかったので、システム化を考えました。

基幹システムの自社開発等を行っているため、ツールの社内開発も考えていたのですが、どんな機能を盛り込むべきなのか悩みました。また、作ってから運用へ進めて行くのも大変だと感じました。そこで、既存ツールがないだろうかと探した時に見つけたのがOKWAVE GRATICAです。

インターネット経由で利用できるため拠点間コミュニケーションにも利用しやすいことが求めていたものにバッチリとはまりましたし、何といっても無料で利用できるということで、気軽に利用できました。導入を決定してから実導入までは1ヶ月ほどでトントン拍子に進み、2019年の年末には導入が完了し2020年1月に運用を開始しました。

すぐ送れる! すぐ見られる! GRATICAで交流活性化に成功

GRATICA導入以降、特に普段からPCに向かって仕事をしている内勤者にとっては思いついたら即送ることができるということで好評です。手書きカードだと後回しにして送り損ねたり、何を書こうと思っていたのか忘れてしまったりということがありましたが、GRATICAだとその心配はありません。送った先ですぐ見てもらえるのもいいですね。事務担当者同士では業務上メールのやりとり程度はしても、直接電話をしない事も多いです。ただ、そんな中でもちょっとした機会にカードが届くので、以前よりコミュニケーションが増えたと感じています。

また、GRATICAの画面上でみんながやりとりしているカードが見えるのもいいですね。どんなカードが送られているのかもわかりますし、意外な人の間に交流があることがわかったりもします。同じ営業所内のコミュニケーション活性化はもとより、当初目的としていた営業拠点同士のコミュニケーションも出てくるなど、いい傾向に結びついています。

使い方も簡単です。システムに詳しくない担当者でもユーザー登録は十分できました。また、カードがやりとりされている枚数等のデータを簡単にダウンロードできるので、Excelでグラフ化して分析できるのも便利です。

社内に利用を広める旗振り役として、役員に積極的な利用を促しています。また利用状況を分析して、あまり送っていない人に、こんなカードを送ってもらえると嬉しいものですよと呼びかけたり、カードのやり取りで貯まる「OK-チップ」はいろんな優待品と交換することもできますよと利用を促したりもしています。

カードのやり取り

利用促進に「OK-チップ」と交換できる優待商品を活用! 嬉しいプレゼントと寄付機能が人気

紙カードの頃から、多く送った人やもらった人を表彰したり、役員から賞品を渡してもらったりと、利用を促す取り組みを模索して実施していました。これはGRATICAで提供されている「OK-チップ」にも引き継がれていいます。OK-チップと交換できる優待商品は利用を動機づけするのに一役買ってくれていると感じています。

実は社内で最初の当選者がGRATICA運用担当者でした。チームには他にも当選者がいます。こんなものが当たったよ、と社内SNSで発信したところ、自分も欲しいという声がいくつも出てきました。女性社員を中心に、スイーツのギフト券やクーポンなどは注目が高いですね。「OK-チップ」利用に必要なアカウント連携作業についての質問を受けることも多くなり、応募数が増えているという実感があります。

また「OK-チップ」はポイントを物に変えるだけでなく、ユニセフ等への寄付にも利用できるのがいいですね。余った端数のポイントは積極的にどんどん寄付しています。自分の欲しいものに交換するだけでなくSDGsへの取り組みの一環として社会貢献にも利用できるのがとてもいいと感じています。

無料でいろいろと利用できるのが嬉しいですし、毎月新しいカードデザインが出てくるのも楽しいです。このカードはかわいいね、と社内で会話するきっかけにもなっています。今はGRATICAのさらなる活用方法を模索している状態ですが、これからは社内行事に利用するなど、利用できるシーンを見つけて行きたいと考えています。

社内風景


社内SNSで「OK-チップ」で交換した優待を紹介

<社内SNSで「OK-チップ」で交換した優待を紹介>

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